Las aplicaciones de gestión de equipos son excelentes para mantener a todos los miembros del equipo en sintonía con respecto a la organización. Con Asana, los gerentes pueden distribuir tareas de manera eficiente y agregar miembros invitados a los equipos de apoyo para proporcionar una fuerza laboral adicional para sus proyectos importantes.
Ya sea que lidere un equipo o solo sea un miembro, le contaremos todo sobre cómo dominar la administración de proyectos y cómo agregar invitados a su organización o equipo en Asana. Sigue leyendo para saber más.
Cómo agregar invitados en Asana
Asana permite a las empresas agregar nuevos miembros, incluso si no tienen un dominio de correo electrónico. Esta función es útil para agregar nuevos colaboradores a tareas específicas o agregar clientes para seguir su progreso. El estado de invitado permite que cualquier persona sin un correo electrónico con un dominio de organización se convierta en invitado de la organización.
Los administradores de organizaciones en Asana son las personas autorizadas para invitar y agregar invitados. Pueden decidir quién puede agregar nuevos miembros eligiendo si solo los administradores, los miembros de la organización o todos pueden invitar a nuevas personas al equipo.
A continuación, le indicamos cómo invitar invitados desde la Consola de administración:
- Abre Asana y haz clic en el botón "Miembros" en la esquina superior derecha.
- Toque el botón "Invitar miembros".
- Escriba la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea invitar.
- En el menú desplegable, elija el proyecto al que desea asignarlos.
- Confirme haciendo clic en "Enviar".
Estos son los pasos para invitar a alguien a unirse a un proyecto:
- Abre Asana y el proyecto al que deseas invitar a nuevos invitados.
- Haga clic en el icono "Miembros" y se abrirá una ventana "Compartir proyecto".
- Puede invitar a nuevos miembros del equipo o invitados escribiendo su nombre o dirección de correo electrónico.
Cómo invitar personas a su organización
La forma más sencilla de invitar a nuevos miembros o invitados a sus proyectos es enviarles un enlace de invitación para compartir. Los usuarios de Asana pueden compartir estos enlaces en muchos canales como Slack, Microsoft Teams, correo electrónico o incluso a través de mensajes de texto. Los enlaces para compartir son excelentes para invitar a nuevos miembros, y el correo electrónico es mejor para los invitados.
Si desea invitar a alguien a un proyecto, esto es lo que debe hacer:
- Abre Asana.
- En la barra lateral izquierda, busque el proyecto que desea compartir.
- Haga clic en el botón "Compartir" ubicado en la esquina superior derecha.
- Elija si desea invitar a alguien por correo electrónico o un enlace para compartir.
- Copie el enlace para compartir el proyecto.
Si desea invitar a alguien al equipo, así es como puede hacerlo:
- Abre Asana.
- Haga clic en el nombre de su equipo.
- Toque el botón "Invitar".
- En la ventana emergente, decida si desea invitar a miembros mediante correo electrónico o un enlace.
Preguntas frecuentes adicionales
¿Puedes mantener los proyectos y las tareas privados en Asana?
Sí, tienes el control total de todos tus proyectos en Asana y puedes decidir su estado. Los controles de permisos le permiten vigilar cada pieza de información y su visibilidad para los miembros de la Organización. Cada individuo puede determinar si quiere compartir algo solo con su equipo y colaboradores o con todos los demás en la Organización.
Si las tareas son parte de un proyecto privado, su visibilidad se limita solo a los colaboradores que trabajan directamente en el proyecto y sus tareas. Todos los colaboradores pueden ver su tarea o subtareas, pero no pueden acceder a las tareas de otras personas, incluso si están en la misma organización.
A veces, cuando desea que la información específica permanezca entre algunos miembros del equipo, puede marcar estos proyectos como privados o incluso solo para comentarios. Una vez que establezca sus tareas para que sean públicas, estarán disponibles para todos los miembros de su organización o equipo.
Cuando decide cambiar la privacidad de su proyecto, esto es lo que debe hacer:
• Haga clic en el "+" en la esquina superior derecha.
• Allí, verá todos los miembros e invitados de su equipo y, en la parte superior, verá "Hacer privado".
• Una vez que haga clic en "Hacer privado", su proyecto estará disponible solo para los miembros del equipo.
Alternativamente, si desea cambiar el estado de una tarea a privada, esto es lo que debe hacer:
• Abre una tarea en Asana.
• Haga clic en "Hacer privado" en la esquina superior derecha.
• De esta manera, la tarea es privada para que solo usted y otros colaboradores la vean.
• Elimine a todos los colaboradores en la parte inferior de la página si desea que esta tarea sea privada.
¿Puede agregar miembros e invitados al mismo proyecto?
De hecho, puede agregar miembros e invitados al mismo proyecto. Una vez que estén en el mismo equipo, podrán ver los nombres de los demás e interactuar más. Si dos invitados se ven actualmente como un "usuario privado", eso significa que no están trabajando en el mismo proyecto o no están en el mismo equipo. Una vez que se les asigna al mismo proyecto, sus nombres se vuelven visibles.
Los miembros pueden invitar invitados a la organización, pero los administradores son los que toman las decisiones finales. Por supuesto, un miembro solo puede agregar invitados a los proyectos en los que está trabajando, y el administrador puede agregarlos a todos los proyectos activos, así como a los ocultos.
¿Puedes tener varios cesionarios en Asana?
Actualmente, no es posible tener varios asignados en Asana. Solo se puede asignar una persona a una tarea, ya que son responsables de completarla.
Una forma de compartir una tarea entre diferentes personas es agregar una o más subtareas, donde puede conectar fácilmente más colaboradores. Otra forma es utilizar la opción "Asignar copias" y hacer que más personas trabajen en las copias de la misma tarea.
¿Asana se integra con Teams?
Asana y Microsoft Teams han co-creado una exitosa herramienta de gestión de equipos. Con Asana para Microsoft Teams, los equipos pueden trabajar juntos de manera más eficiente. Dentro de esta integración, puedes usar Teams para hablar con colaboradores y Asana para distribuir tareas.
Esto es lo que le permite hacer la integración:
• Siga las tareas, proyectos y actualizaciones de Asana dentro de Teams.
• Usa Teams para buscar proyectos en Asana.
• Cree notificaciones personalizadas que funcionen en ambas plataformas.
• Personalice todas sus preferencias de notificación.
• Utilice todos los archivos de Microsoft Office y adjúntelos a proyectos y tareas de Asana.
• Use OneDrive para almacenar todos los datos importantes para las tareas y proyectos de Asana.
¿Qué pueden hacer los invitados en Asana?
Los invitados no pueden tener el mismo nivel de acceso que los miembros de la organización. Además, solo podrán ver la información o los archivos compartidos específicamente con ellos o dentro de un grupo en el que estén. Los invitados pueden ver las tareas, los proyectos y los proyectos públicos que se han compartido con ellos pero que no tienen permiso para editar. ellos.
Las funciones pagas están disponibles, pero cuando se trata de crear, editar o incluso eliminar campos personalizados, eso será imposible si eres un invitado en Asana.
A continuación, se detalla el acceso que tienen los invitados:
• Los invitados no pueden convertirse en miembros del grupo
• Los invitados no pueden convertirse en miembros del grupo sin cambiar su dirección de correo electrónico
• Los invitados no pueden navegar por otros equipos o acceder a diferentes grupos dentro de la organización
¿Qué significa ser invitado en una organización?
Los invitados son usuarios que no tienen una cuenta de correo electrónico oficial de la empresa. Reciben una invitación para ayudar al equipo con uno o varios proyectos en curso. Con un estado de invitado, puede comunicarse con clientes, clientes o cualquier otra persona que trabaje en el proyecto. Sin embargo, dentro de la Organización, solo puede ver lo que otros han compartido con usted.
En Asana, los invitados pueden agregar o editar valores dentro del proyecto o la tarea, pero no pueden eliminarlos ni crear otros nuevos. Además, tienen acceso a todas las funciones premium que les permite usar, excepto la administración de campos personalizados.
¿Pueden los invitados verse unos a otros?
Los invitados solo pueden verse si están trabajando juntos en al menos un proyecto. De lo contrario, verán a los demás como "Usuarios privados". De esta manera, la organización se asegura de que no puedan ver sus nombres a menos que estén trabajando juntos en algo.
¿Cuál es la diferencia entre un invitado y un miembro de acceso limitado?
Los invitados y los miembros de acceso limitado (LAM) se encuentran en la parte inferior de la escala corporativa. En esencia, los LAM ya forman parte de la organización, mientras que los Invitados son miembros temporales del equipo. Por supuesto, si un invitado muestra talento y resultados satisfactorios, puede convertirse en un LAM o incluso en un miembro.
Si bien los invitados no comparten el dominio de la empresa y no cuentan en el plan de Asana, los LAM tienen una dirección de correo electrónico de la empresa y un recuento de puestos en una empresa. El estado de invitado solo existe en Organizaciones y LAM que forman parte de Organizaciones y Espacios de trabajo en Asana.
Mantente siempre encaminado
Manejar equipos no es una tarea fácil, pero herramientas como Asana pueden ayudarlo a administrar la carga de trabajo y crear equipos funcionales que entreguen a tiempo. Equipado con un conjunto de herramientas específico que permite a los administradores agregar miembros, invitados y reorganizar a los miembros del equipo con unos pocos clics, es una herramienta indispensable para cualquier empresa profesional.
Con suerte, te hemos ayudado a comprender cómo funciona Asana y cómo aprovecharlo al máximo. Además, ahora sabe cómo agregar invitados a su equipo y administrar la visibilidad de todos sus proyectos.
¿Te gusta usar Asana? ¿Lo ha estado usando con Microsoft Teams?
Cuéntanos más sobre esto en la sección de comentarios a continuación.