Asana es una de las herramientas de colaboración más utilizadas del mundo. Con millones de clientes, es excelente para todos los entusiastas de la productividad. Además, tiene suficiente flexibilidad y herramientas para trabajar bien con pequeños proyectos y tareas, así como con proyectos de grandes empresas. El equipo de Asana desarrolla y lanza nuevas funciones cada año para proporcionar a los usuarios funciones útiles de gestión de proyectos, como Línea de tiempo y Vista de lista, por nombrar algunas.
En este artículo, cubriremos todo lo que necesita saber sobre el uso de etiquetas en Asana. También describiremos cómo agregar comentarios, administrar tareas recurrentes y ver todas las etiquetas para garantizar que sus proyectos se traten de manera oportuna.
Cómo agregar etiquetas a Asana
Las etiquetas son una herramienta útil que brinda un nivel adicional de control a cualquier proyecto o tarea. Puede utilizarlos para seguir los avances de su proyecto o categorizarlos en consecuencia. Además, puede ver todas las etiquetas de cada proyecto y, cuando hace clic en una etiqueta, puede ver todas las tareas asociadas a ella.
A continuación, le indicamos cómo puede agregar una etiqueta a cualquier tarea de Asana:
- Abre Asana.
- Navega hasta el proyecto en el que estás trabajando.
- Haga clic en el icono de tres puntos en la esquina superior derecha.
- Haga clic en "Agregar etiquetas".
Si tiene prisa y busca tareas específicas, intente presionar el acceso directo "Tab + T" e inmediatamente verá todas las etiquetas asociadas con su proyecto y encontrará toda la información correcta. Otra gran característica es que puede agregar color a sus etiquetas y reconocerlas aún más rápido. Puede usar verde para algo aprobado o rojo si hay un retraso o un problema inesperado.
Cómo ver todas las etiquetas en Asana
Actualmente, no es posible acceder a todas tus etiquetas en Asana. Sin embargo, puede ver las etiquetas más utilizadas en la barra lateral y buscar las que necesita o las que ha utilizado recientemente. Si su organización tiene más de cien etiquetas, probablemente sería mejor usar API o API Explorer para encontrarlas. Tomará un poco de su tiempo ya que este no es un proceso sencillo, pero eventualmente podrá ver todas sus etiquetas.
Aqui hay algunas cosas que puedes hacer:
- Cuando haga clic en la etiqueta, verá todas las tareas marcadas con esa etiqueta.
- Puede cambiar el color de la etiqueta y cambiarle el nombre cuando sea necesario.
- Cuando empiece a escribir el nombre de la etiqueta, verá muchas de ellas como recomendación.
Cómo agregar una tarea recurrente en Asana
Cada equipo debe tener tareas recurrentes, ya que son la mejor manera de recordarles a todos lo que se debe hacer. En Asana, las tareas recurrentes se duplican en una nueva tarea con una fecha de vencimiento diferente cada vez que terminas la anterior. Tenga en cuenta que si decide establecer una gran tarea para que se repita, no la haga con pequeñas subtareas adjuntas, ya que comenzarán a duplicarse y tendrá demasiadas en su calendario.
A continuación, le indicamos cómo puede transformar cualquier tarea en una recurrente:
- Abre la tarea en Asana.
- Toque en la sección "Fecha de vencimiento".
- Debajo del calendario, verá "Establecer como opción de repetición".
- Haga clic en él y haga clic en "Listo".
También puede ajustar la frecuencia con la que desea que aparezca su tarea recurrente, ya sea que se repita semanalmente, mensualmente o en un intervalo específico. Todas estas opciones se encuentran en la sección "Fecha de vencimiento" para que pueda especificar la hora y la fecha de cada tarea recurrente.
Cuando desee que su tarea se repita durante la semana, deberá seleccionar una opción "Semanal" y marcar los días. Si necesita que la tarea se repita trimestralmente, configúrela para que se repita "Mensualmente" y haga que se repita cada tres meses. Si es una tarea que tendrá que hacer dos veces al año, use la opción "Mensual" y seleccione una repetición de seis meses. Cuando desee eliminar la tarea, elija "Nunca" en la sección de repetición y la tarea dejará de repetirse.
Cómo agregar una nueva etiqueta en Asana
Las etiquetas son esenciales para cada proyecto o tarea activa en Asana. Etiquetan las asignaciones y permiten que todos realicen un seguimiento de su progreso. Dos elementos principales de cada etiqueta son la palabra clave y el color.
Una palabra clave puede ayudarlo a categorizar todas sus tareas y brindarle palabras de búsqueda que puede escribir siempre que necesite encontrar tareas específicas. Cuando se trata de color, puede funcionar como un elemento de búsqueda visual. Usar etiquetas es fácil cuando su equipo ya las ha creado. Sin embargo, cuando necesita empezar desde cero, es cuando las cosas pueden complicarse un poco, ya que tendrá que crear un sistema completo.
A continuación, le indicamos cómo crear una etiqueta nueva:
- Abra una tarea o proyecto.
- Junto a la etiqueta existente, verá un signo "+".
- Escriba el nombre de la nueva etiqueta.
- Toque sobre él y, en la parte inferior del menú desplegable, verá "Crear etiqueta para (nombre de etiqueta escrito)"
Siempre que empiece a escribir una etiqueta nueva, notará que obtendrá todos los nombres de etiquetas similares. De esta manera, no tendrá que perder mucho tiempo tratando de identificar uno específico. Si creó una nueva etiqueta y se dio cuenta de que tiene un error tipográfico, puede eliminarla rápidamente y crear una corregida. A continuación, le indicamos cómo puede eliminar una etiqueta:
- Abre tu tarea en Asana.
- Toca el ícono de flecha junto al nombre del proyecto.
- Toca "Eliminar etiqueta".
Cuando elimina una etiqueta, todos los seguidores de la etiqueta recibirán un correo electrónico para informarles sobre la eliminación. Si eliminaste una etiqueta por error con un ID de etiqueta, puedes restaurarla después de comunicarte con el equipo de Asana. Desde un menú desplegable, también puede compartir la URL de una etiqueta, sincronizarla con su calendario y agregar color para asegurarse de que todos la noten tan pronto como abran la tarea en cuestión.
Cómo agregar comentarios en Asana
Una de las nuevas características que ha introducido Asana son los comentarios. Pueden proporcionar información adicional sobre la tarea y, al mismo tiempo, permitir que los colaboradores hagan preguntas y vean las reacciones de todos. Además, este método de comunicación permite que todos obtengan respuestas instantáneas.
Si desea agregar un comentario, lleve el cursor al campo de comentarios y escríbalo. Una vez que haya terminado, haga clic en "Comentar" y todos podrán verlo.
Si escribe su comentario y se olvida de publicarlo, automáticamente se convierte en un borrador para que pueda usarlo en otro momento. También puede utilizar el comando "Tab + C" para comenzar a escribir rápidamente su comentario.
Cómo cambiar el nombre de una etiqueta en Asana
Cuando usa muchas etiquetas, todos los miembros del equipo deben estar en la misma página al nombrarlos. Es por eso que es posible que deba cambiar el nombre de algunos de ellos varias veces hasta que vea cuál funciona mejor para sus equipos. Si necesita cambiar el nombre de una nueva etiqueta por algún motivo, esto es lo que debe hacer:
- Abre Asana.
- Vaya a la tarea y haga clic en el icono de etiqueta.
- Haga clic en la flecha junto al nombre del proyecto.
- En el menú desplegable, seleccione "Cambiar nombre de etiqueta".
Trate de evitar crear etiquetas duplicadas, ya que cada equipo tiene su forma única de usar etiquetas y nombrarlas. A veces, notará que las etiquetas tienen nombres similares pero usan colores distintos, por lo que debe asegurarse de no cambiar el nombre de un título perfectamente funcional.
Preguntas frecuentes adicionales
¿Cuál es la mejor forma de usar etiquetas en Asana?
Hay muchas formas de usar etiquetas en Asana. Uno de los mejores para muchos usuarios es organizar un calendario de trabajo. De esa manera, puede usar etiquetas para realizar un seguimiento de cada tarea durante una semana o un mes. Y al seguir los colores, puede ver lo que está sucediendo con el proyecto. Es una forma fantástica de trabajar con cualquier tipo de gestión de contenido y demostrará su utilidad cuando se trata de proyectos que tienen muchas tareas pequeñas.
Otra excelente forma de usar etiquetas en Asana es identificar tus prioridades y entregables. Sin una clasificación detallada, todas las tareas parecerán igualmente importantes y las importantes no tendrán prioridad. Con etiquetas, puede conectar cada tarea a su entregable clave para que todo el equipo sepa qué es urgente y qué no.
Para cada equipo que se ocupa de la acumulación de productos, es imperativo tener un sistema en el que cada informe, solicitud o tarea tenga una etiqueta de color específica. Sin él, los proyectos pueden complicarse rápidamente y tomará mucho tiempo resolver las cosas.
¿Las etiquetas y los campos personalizados son iguales?
No, ya que se utilizan para diferentes propósitos dentro de un proyecto o una tarea. Las etiquetas sirven para marcar las funciones y agruparlas según su importancia o parte del proyecto.
Los campos personalizados se utilizan cuando es necesario compartir datos entre personas que trabajan en el mismo proyecto o cuando es necesario realizar un seguimiento de información individual en varios proyectos.
Etiqueta, ¡y listo!
Asana es una útil aplicación de gestión de la productividad que ha desarrollado varias herramientas para mejorar la forma en que trabajan los equipos. Con etiquetas y comentarios, puede asegurarse de que todos estén haciendo todo lo posible para que su producto sea exitoso mientras usted todavía tiene el control. Ahí es donde las etiquetas resultan más útiles.
Ahora que sabes más sobre cómo funcionan las etiquetas y cómo agregarlas a tus proyectos, podrás usar Asana al máximo. ¿Cuáles son sus experiencias con el uso de etiquetas? ¿Alguna vez ha creado uno nuevo?
Cuéntanos más en los comentarios a continuación.