Agregar una firma a su mensaje de correo electrónico le da un toque de profesionalismo. Incluir un logotipo y su información de contacto proporciona una promoción de marca a una correspondencia que de otro modo sería monótona. Otorga a quienes deseen contactarse con usted por otros medios la posibilidad de hacerlo. Crear y usar una firma en Microsoft Outlook es una tarea bastante simple. Incluso puede crear múltiples firmas personalizadas para cambiar a su antojo, dependiendo de su público objetivo.
Sin embargo, Outlook solo adjuntará una firma a los mensajes de correo electrónico enviados o reenviados recientemente. Los correos electrónicos que envió antes de crear una firma aún no tendrán una. Para agregar una firma a los mensajes más antiguos, deberá ingresar a la configuración de Outlook y cambiar algunas cosas.
Su firma puede incluir texto, imágenes, su tarjeta de presentación electrónica, un logotipo o incluso una imagen de su firma manuscrita. Puede configurar Outlook para que las firmas se agreguen automáticamente a todos los mensajes salientes o crear su firma y agregarla a los mensajes caso por caso.
Agregar una firma a su correspondencia de Outlook
Los pasos para arreglar sus correos electrónicos con una firma dependerán de la versión de Outlook que esté utilizando actualmente. Existe un proceso para aquellos que utilizan versiones anteriores del software (2007 - 2010) y uno para las versiones más recientes (2010+), así como para los usuarios de Microsoft Office 365.
Comencemos con las versiones más recientes.
Versiones de Outlook 2010+, incluido Outlook para 365
Para crear una nueva firma para su correo electrónico de Outlook:
- Haga clic para crear un nuevo correo electrónico.
- Haga clic en Firma y luego Firmas desde la pestaña "Mensaje".
- Dependiendo del tamaño de su ventana de Outlook y si está redactando un nuevo mensaje de correo electrónico o una respuesta o reenvío, la pestaña "Mensaje" y el Firma El botón puede estar en dos ubicaciones diferentes. Sin embargo, el botón Firma suele ir acompañado de Adjuntar archivo y Adjuntar artículo dentro de la sección "Incluir" del menú "Mensaje".
- En la pestaña "Firma de correo electrónico", justo debajo del cuadro "Seleccionar firma para editar", elija Nuevo y agregue un nombre para su nueva firma en el cuadro de diálogo "Nueva firma".
- Justo debajo de "Editar firma", escriba su firma dentro del área provista.
- La ventana le brinda la posibilidad de cambiar fuentes, colores y tamaños de fuente, así como la alineación del texto.
- Para agregar enlaces e imágenes a su firma de correo electrónico, cambiar fuentes y colores, y justificar el texto, puede hacerlo usando la mini barra de formato debajo de "Editar firma".
- Incluso puede crear una firma más sólida con viñetas, tablas o bordes, utilizando Microsoft Word para formatear su texto. Luego transfiéralo usando una copia simple ( Ctrl + C ) y pegar ( Ctrl + V ) en la firma en el cuadro "Editar firma".
- También puede agregar íconos de redes sociales y enlaces en su firma, que tocaré más adelante.
- Una vez que la firma esté como la desea, en "Elegir firma predeterminada", configure las siguientes opciones:
- Elija una cuenta de correo electrónico para asociar su firma con el menú desplegable "Cuenta de correo electrónico". Puede tener diferentes firmas para cada cuenta de correo electrónico que use para Outlook.
- Para que su firma se agregue automáticamente a todos los mensajes futuros, haga clic en el menú desplegable "Mensajes nuevos" y seleccione una firma. Si prefiere no configurarlo como automático de forma predeterminada, elija (ninguna) . Esto hará que cada mensaje nuevo que envíe no tenga firma alguna, incluidos los reenviados y respondidos.
- Para que aparezca una firma en los mensajes que responda y reenvíe, haga clic en el menú desplegable "Respuestas / reenvíos" y seleccione una firma. Esto agregará esa firma automáticamente cada vez que responda o reenvíe un correo electrónico. Para no tener este conjunto, elija (ninguna) en lugar de.
- Ahora que eso ha terminado, haga clic en el OK para volver a guardar su firma y regresar a su nuevo mensaje.
- Es importante tener en cuenta que el mensaje actual en el que creó la firma no tendrá una firma en su lugar. Por alguna razón, la firma solo aparecerá en los mensajes que siguen. Deberá agregar la firma manualmente si desea usar una.
Inserción manual de una firma
Para el mensaje nuevo que comenzó con el propósito de crear una firma o para aquellos de ustedes que no quieren que se establezca una firma automáticamente, aún puede insertar una firma manualmente.
Para hacerlo:
- Con su mensaje de correo electrónico abierto, haga clic en la pestaña "Mensaje" y seleccione Firma .
- Esto abrirá un menú desplegable que muestra todas las firmas guardadas que ha creado. Elija la firma que desea utilizar de las opciones haciendo clic en ella. Ahora aparecerá en su mensaje actual.
Agregar un logotipo o una imagen a su firma
Las marcas generalmente requieren logotipos. Para agregar una imagen como un logotipo o un ícono de redes sociales a su firma:
- Abra un nuevo mensaje de correo electrónico y haga clic en la pestaña "Mensaje".
- Haga clic en Firma y luego Firmas .
- Elija la firma a la que desea agregar el logotipo o la imagen seleccionándola en el cuadro "Seleccionar firma para editar".
- Clickea en el Añadir imagen , ubique la imagen que desea agregar desde los archivos de su PC y luego seleccione Insertar .
- Puede cambiar el tamaño de su imagen o logotipo haciendo clic derecho en la imagen y eligiendo Imagen de las opciones del menú. Haga clic en la pestaña "Tamaño" y utilice las opciones proporcionadas para cambiar el tamaño de su imagen según sus especificaciones.
- Mantenga marcada la casilla "Bloquear relación de aspecto" para mantener las proporciones de la imagen.
- Una vez que la imagen haya cambiado de tamaño y esté lista para funcionar, haga clic en OK .
- Siga esto haciendo clic en OK nuevamente para guardar todos los cambios que acaba de realizar en su firma.
Versiones de Microsoft Outlook 2007-2010
Para crear una nueva firma con una versión anterior de Microsoft Outlook:
- Opte por crear un mensaje nuevo.
- Haga clic en la pestaña "Mensaje" y seleccione Firma de la sección "Incluir".
- Haga clic en Firmas cuando aparezca.
- En la pestaña "Firma de correo electrónico", haga clic en Nuevo .
- Escriba un nombre para su firma y luego haga clic en el OK botón.
- Escriba el texto que desea incluir en su firma, dentro del cuadro "Editar firma".
- Puede formatear su texto resaltando el texto que desea editar y luego usando los botones de estilo y formato para las opciones deseadas.
- Agregando elementos adicionales como imágenes, hipervínculos y tarjetas de visita electrónicas, haga clic en el lugar donde desea que aparezca el elemento y:
- Tarjeta de visita electrónica - Haga clic en el Tarjeta de visita y luego haga clic en uno de los contactos en la lista "Archivado como". Haga clic en el OK botón.
- Hipervínculo - Haga clic en el Hipervínculo y escriba (o pegue) la URL a la que su enlace conectará el texto. Haga clic en el OK botón.
- Imagen de la imagen - Haga clic en el ícono Imagen, ubique la imagen que desea cargar en su firma, selecciónela y luego haga clic en el OK botón.
- Una vez que haya terminado con las ediciones, haga clic en Aceptar para finalizar la creación de su firma.
- El correo electrónico que tiene abierto actualmente para crear la firma no tendrá la firma agregada automáticamente. Deberá hacerlo manualmente.
Agregar la firma a sus mensajes de correo electrónico
Las firmas se pueden agregar automática o manualmente a todos los mensajes salientes, respuestas y reenvíos. Solo se puede usar una firma por correo electrónico enviado, por lo que si elige configurar una automáticamente, sería mejor si la firma estuviera dirigida a un público más amplio.
Para insertar automáticamente una firma en su mensaje de correo electrónico:
- Crea un nuevo correo electrónico.
- Dirígete a la pestaña "Mensaje" y haz clic en Firma ubicada en la sección Incluir.
- Haga clic en Firmas cuando aparezca.
- Busque "Elegir firma predeterminada", haga clic en el menú desplegable "Lista de cuentas de correo electrónico", elija una cuenta de correo electrónico a la que desee asociar una firma.
- Seleccione la firma que desea incluir eligiendo una de la lista "Mensajes nuevos".
- Para reenvíos y respuestas, para agregar una firma, elija una firma de la lista desplegable "Respuestas / reenvíos". Hacer clic (ninguna) si prefiere que no salga una firma con su respuesta y reenvío de mensajes de correo electrónico.
- Hacer clic OK para guardar la configuración de su firma.
Para agregar manualmente una firma a su mensaje de correo electrónico:
- Crea un nuevo mensaje de correo electrónico.
- Haga clic en la pestaña "Mensaje".
- Haga clic en Firma , que se encuentra en la sección "Incluir".
- Elija la firma que desea insertar haciendo clic en ella directamente.
La firma ahora aparecerá en su mensaje saliente. Si eligió incorrectamente o simplemente desea eliminar la firma que agregó, resalte la firma en el mensaje y haga clic en Borrar (o Retroceso ) en su teclado.
Usar una cuenta de Microsoft Office 365 con Outlook.com
Para aquellos que usan Outlook en la web con una cuenta de Microsoft Office 365, deberán crear una firma en ambos productos.
Para crear y usar firmas de correo electrónico en Outlook en la web:
- Inicie sesión en su cuenta de Outlook.com y abra su Ajustes haciendo clic en el Rueda dentada en la parte superior de la página.
- Haga clic en Correo , entonces Redactar y responder .
- Escriba su firma en el área de firma del correo electrónico.
- Puede utilizar las opciones de formato proporcionadas para modificar la apariencia de su firma a su gusto.
- Solo puede tener una firma por cuenta.
- Para que la firma aparezca automáticamente de forma predeterminada para todos los mensajes futuros, marque la casilla "Incluir automáticamente mi firma en los mensajes nuevos que redacte". Esto hace que todos los correos electrónicos que se redacten en el futuro tengan su firma en la parte inferior.
- Los reenvíos y las respuestas necesitarán una marca de verificación en la casilla "Incluir automáticamente mi firma en los mensajes que reenvío o respondo".
- Si no marca ninguna de estas opciones, deberá agregar manualmente su firma a cada mensaje de correo electrónico que redacte en el futuro.
- Cuando termine con las ediciones, haga clic en Ahorrar .
Para agregar su firma manualmente:
- En su buzón, elija Mensaje nuevo.
- Redacte su mensaje completo y haga clic en el icono de tres puntos.
- Desde aquí, elija Insertar firma .
- Una vez que su mensaje esté listo para salir, haga clic en el Enviar botón.