Si necesita hacer una lista de algo, es tentador ver Excel como el repositorio predeterminado: después de todo, es solo una pequeña lista de elementos para usted o algunos colegas cercanos.

Quizás necesite algo más sofisticado, como fórmulas para cálculos o programación de macros para automatizar la recopilación y el procesamiento de datos.

Desafortunadamente, la facilidad con la que puede comenzar a trabajar en Excel o en un programa de hoja de cálculo rival es también uno de sus mayores problemas. Lo que comienza como un pequeño proyecto en Excel se convierte en algo masivo, momento en el que también podría enfrentar problemas de velocidad y estabilidad o incluso un problema de desarrollo que no puede resolver.

Además, las tareas de administración de big data a menudo presentan desafíos importantes, como organización, implementación, clasificación de archivos, administración de bases de datos, colaboración de usuarios y más. Todo lo que se necesita para romper la estructura de una base de datos es colocar los datos en el área incorrecta, escribir datos de manera inconsistente o incluso tener dos personas trabajando en la misma hoja. Varias cosas pueden salir mal, provocando retrasos y una posible pérdida de datos.

Este artículo explica los problemas más comunes que surgen al usar hojas de cálculo de Excel, cómo abordarlos y cuándo es mejor dar el paso y cambiar a una base de datos.

Problema n. ° 1: edición multiusuario de Excel

Cuando los sistemas de Excel crecen orgánicamente, rápidamente se encuentran con problemas en los que un usuario abre un libro de trabajo en un momento determinado y a una segunda persona se le dice que ya está abierto. El segundo usuario puede cancelar, esperar o ver una versión de solo lectura. La promesa de Excel de hacerle saber cuando la otra persona sale del libro de trabajo es una apuesta, ya que no verifica el estado con tanta frecuencia y es posible que nunca lo ilumine. Incluso si lo hace, otra persona podría iniciar sesión y abrir el archivo antes que usted.

Para evitar los efectos de "usuario solo", puede utilizar Excel Online (la versión reducida y basada en la web de Excel) o activar el Libros de trabajo compartidos característica. Aquí hay una guía rápida sobre cómo compartir una hoja de cálculo.

1. Abra la hoja de cálculo que desee y haga clic en Archivo en la cima.
2. A continuación, en el menú del lado izquierdo, haga clic en Cuota para abrir una nueva ventana.
3. Ahora, ingrese la información del usuario con el que desea compartir la hoja de cálculo.

También puede dividir los datos en varios libros de trabajo para que diferentes personas trabajen en diferentes libros de trabajo sin pisarse los dedos de los pies.

Problema n. ° 2: libros de trabajo compartidos de Excel

Excel Online permite varios editores, de forma predeterminada, pero le falta una gran cantidad de funciones. El servicio no es un gran competidor para nada más que las tareas más simples. Aunque la función de libros de trabajo compartidos parece que debería funcionar, está llena de restricciones. No puede crear una tabla o eliminar un bloque de celdas si el libro de trabajo se comparte, por ejemplo.

Cuando los sistemas de Excel crecen orgánicamente, se encuentra con el problema de que solo un usuario puede abrir un libro a la vez.

Existen soluciones para algunas restricciones de Excel en línea. Para otros, se trata de cambiar la estructura del libro de trabajo en lugar de usar un libro de trabajo ya configurado, pero este escenario a menudo se interpone. Como resultado, es imposible usar un libro de trabajo compartido de la misma manera que podría usar un libro de trabajo común para un solo usuario.

Los cambios en los libros de trabajo compartidos se sincronizan entre los usuarios cada vez que se guarda el libro. Esta acción se coloca en un horario cronometrado, lo que obliga a guardar cada cinco minutos, por ejemplo. Sin embargo, la sobrecarga del ahorro regular y el seguimiento de los cambios de cada usuario es bastante grande. Los libros de trabajo pueden aumentar rápidamente de tamaño y ejercer presión sobre su red, ralentizando otros sistemas.

Problema n. ° 3: libros de trabajo vinculados a Excel

Dividir sus datos en varios libros de trabajo puede proporcionar una solución al problema de la edición multiusuario. Aún así, es probable que necesiten tener vínculos entre ellos para que los valores ingresados ​​en uno se usen en otro. Los vínculos entre libros de trabajo también son útiles para mantener datos separados en archivos separados, en lugar de tener hojas individuales en un libro de trabajo.

Es molesto que estos vínculos sean otra fuente de frustración e inestabilidad. Se vuelven absolutas, incluida la ruta completa al libro de trabajo de origen, o relativas, incluida la diferencia entre las rutas de origen y destino. Aunque esto suena sensato, Excel emplea reglas arcanas para decidir cuándo usar cada tipo de enlace y cambiarlos.

Las reglas se rigen por varias opciones y por si los libros de trabajo se guardaron antes de insertar enlaces. Los enlaces también cambian cuando guarda el libro de trabajo o abre y usa Guardar como para hacer un duplicado, en lugar de copiar el archivo usando Explorador de archivos. El resultado de toda esta confusión e incertidumbre es que los vínculos entre los libros de trabajo se rompen fácilmente y la recuperación de los vínculos rotos es un proceso que requiere mucho tiempo. Nadie tiene acceso a los archivos afectados.

Los datos vinculados solo se actualizan cuando los archivos se abren a menos que haga clic específicamente Datos> Consultas y conexiones> Editar enlaces> Actualizar valores. Aquí tiene una demostración rápida.

1. Abra la hoja de cálculo que desee y haga clic en Datos en la cima.
2. Ahora, localiza Consultas yConexiones y haga clic en Editar enlaces.
3. Luego, seleccione Actualizar valores.

Si sus enlaces no están entre dos libros de trabajo pero cubren tres o más, debe abrir todos los libros de trabajo en el orden correcto para asegurarse de que los procesos de datos actualizados estén en el orden correcto, del primero al segundo y al tercero. Si cambia un valor en el primer libro de trabajo y luego abre el tercero, no verá ningún cambio porque el segundo libro de trabajo no actualizó sus valores.

Este encadenamiento de datos es lógico, pero aumenta la probabilidad de que la información sea incorrecta o de que intente abrir un libro de trabajo que otra persona ya esté editando.

Por supuesto, puede intentar evitar los libros de trabajo vinculados por completo, pero existe la posibilidad de que termine ingresando los mismos datos en más de un libro de trabajo, y con eso viene el peligro de escribirlos de manera ligeramente diferente cada vez.

Problema n. ° 4: validación de datos de Excel

Los errores pueden infiltrarse en los datos dentro de cualquier sistema informático: la gente escribe mal las palabras o transpone dígitos en números con monótona regularidad. Si sus datos no se verifican cuando se ingresan, tendrá problemas.

De forma predeterminada, Excel acepta lo que escriba el usuario. Es posible configurar la validación en listas de búsqueda, pero son difíciles de mantener, principalmente si el mismo campo se usa en más de un lugar. Si los usuarios tienen que ingresar números de identificación del documento o números de referencia del cliente sin ninguna verificación, es fácil unir los registros incorrectos sin darse cuenta. La integridad de los datos del sistema se ve gravemente comprometida y cualquier análisis de los datos es sospechoso.

Es posible que ya sufra los efectos de los problemas de validación de datos sin darse cuenta de la causa raíz. Considere una situación en la que tiene una lista de facturas en Excel. El usuario escribe el nombre del cliente de forma ligeramente diferente en cada factura. Como resultado, recibe facturas a "Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd" y "joness". Es posible que sepa que todos se refieren a la misma empresa, pero Excel no. Cualquier análisis de los datos de la factura, como una tabla dinámica basada en los clientes por mes, ofrece varios resultados cuando solo debería haber uno.

Problema n. ° 5: navegación de Excel

Los libros de trabajo grandes son difíciles de navegar. Las pestañas de las hojas en la parte inferior de la ventana son un mecanismo terrible para orientarse cuando hay numerosas cantidades de ellas. Con más pestañas visibles en la pantalla, resulta difícil encontrar lo que necesita. A continuación, se muestra una forma rápida de navegar por las hojas.

1. Cerca de la parte inferior izquierda de la pantalla, haga clic con el botón derecho en los botones de flechas, a la izquierda de los nombres de las hojas, para que aparezca el Activar hoja diálogo.

Solo se enumeran las primeras 20 hojas antes de tener que desplazarse por la lista. No hay forma de ordenar, agrupar o buscar la hoja que desea. La ventana debería tener un aspecto similar al que se muestra a continuación.

Problema n. ° 6: seguridad de Excel

Puede agregar seguridad a los libros de Excel, pero está plagado de problemas. La protección está mucho más orientada a proteger la estructura del libro de trabajo que a los datos. Puede intentar bloquear algunas hojas y celdas para evitar que los usuarios cambien la estructura y la fórmula, pero si pueden ver los datos, generalmente pueden cambiar algunos o todos (a menos que realice una programación macro creativa).

Problema n. ° 7: problemas de velocidad de Excel

Excel no es la aplicación más rápida y su lenguaje de programación, VBA, es lento en comparación con lenguajes de programación más profesionales como C #. Este escenario se deriva del uso previsto y la naturaleza flexible de Excel. Después de todo, es un motor de hoja de cálculo. Sí, Excel VBA se puede poner en servicio para administrar listas de datos, pero eso no significa que sea la mejor opción para ese tipo de trabajo. Otras aplicaciones se adaptan mejor a tales tareas, principalmente porque están diseñadas explícitamente para realizarlas.

Usar una base de datos para datos estructurados

Si tiene alguno de los problemas descritos en este artículo, no los ignore. Existe una respuesta profesional para almacenar datos estructurados, conocida como base de datos. No tiene por qué ser atemorizante o costoso, y debería permitirle pensar de manera lógica sobre sus datos, cómo se vinculan y cómo interactúa con ellos.

Nota: Si está pasando de una solución de hoja de cálculo a una base de datos, no duplique servilmente el diseño de la hoja de cálculo, aproveche la oportunidad para mejorarlo.

Hay disponibles aplicaciones de bases de datos de uso general con las que puede construir una solución a medida. Alternativamente, puede encontrar que una aplicación de base de datos especializada, una ya diseñada para el propósito que necesita, es más barata, más rápida de implementar y se adapta mejor.

Por ejemplo, si tiene una lista de clientes y los detalles de todas sus interacciones con ellos, eso se considera un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). A pesar de su nombre elegante, un sistema CRM es una base de datos especializada. Del mismo modo, los paquetes de cuentas como QuickBooks y Sage son bases de datos especializadas. Si no puede encontrar una aplicación prediseñada que se adapte a sus necesidades particulares, puede crearla usted mismo u obtener una para su departamento de TI o consultor.

El tipo de base de datos más común es una base de datos relacional, que almacena sus datos en tablas y consta de filas y columnas. Cada fila contiene los datos de un artículo separado. Por ejemplo, cada columna describe un atributo diferente del tema, como el nombre del cliente o el límite de crédito.

Solo necesita ingresar los datos de un cliente una vez para crear un registro, y luego puede usarlos en tantas facturas como necesite.

Las tablas tienen relaciones definidas entre ellas para que, digamos, una factura lleve el ID de cliente. Este proceso significa que puede encontrar fácilmente todas las facturas de un cliente en particular o recuperar el número de teléfono del cliente de una factura específica. Solo necesita ingresar los datos del cliente una vez para crear el registro del cliente, y luego puede usarlo en tantas facturas como necesite sin tener que ingresarlo nuevamente. Para crear una base de datos, debe definir estas tablas y relaciones y luego definir los diseños de pantalla que desea usar para listar y editar los datos.

Existen docenas de aplicaciones de bases de datos. Algunos son fáciles de usar y hacen todo el trabajo, lo que le permite definir las tablas, las pantallas de entrada de datos y los informes. Otros tienen más funciones en áreas específicas, pero requieren otras herramientas para hacer un trabajo completo.

Por ejemplo, un programa puede ser confiable al definir las tablas y las relaciones y tener características sólidas de análisis e informes. Aún así, la aplicación finalmente carece de herramientas para determinar las pantallas de entrada de datos. Microsoft SQL Server es el ejemplo obvio aquí. Al igual que con otros grandes sistemas de bases de datos, SQL Server se encarga del back-end y espera que utilice otra herramienta, como Visual Studio, para desarrollar el front-end.

¿Qué opciones de base de datos son adecuadas para usted?

Opción de base de datos n. ° 1: Microsoft Access

Access es uno de los abuelos de las bases de datos de escritorio. Es fácil de usar pero fácil de abusar. Puede diseñar tablas, pantallas e informes desde cero o comenzar desde una plantilla. Algunas de las plantillas son abiertamente estadounidenses y no siempre enseñan buenas prácticas, pero lo ayudan a comenzar rápidamente. Las pantallas y las funciones de programación pueden ser bastante sofisticadas. Puede implementar su aplicación terminada para otros usuarios a través de su intranet (NO de Internet) en lugar de depender de archivos compartidos.

Opción de base de datos n. ° 2: Microsoft SharePoint

SharePoint es una base de datos, así como un mecanismo de almacenamiento de documentos. Puede usarlo para compilar listas simples y vincularlas. El Diseñador de formularios es un poco sofisticado, pero aún es posible la personalización. La capacidad de SharePoint para "tomar" una lista de datos acumulados en Excel y colocarla en una lista personalizada es útil. El programa hace que la lista personalizada esté disponible para todos en su red y le permite agregar seguridad para restringir quién puede hacer qué con esos datos. Puede pedirle a SharePoint que le avise por correo electrónico cada vez que alguien agregue, edite o elimine registros. Si está almacenando datos sobre personas, elementos del calendario o tareas, puede sincronizar esos datos con Outlook.

Opción de base de datos n. ° 3: Zoho Creator

Zoho Office es una aplicación web que incluye una base de datos que usa la funcionalidad de arrastrar y soltar para distribuir sus formularios de una manera simple e intuitiva. El proceso de arrastrar y soltar también se utiliza para programar las interacciones y los flujos de trabajo. Como servicio web, sus datos y aplicaciones están disponibles desde cualquier lugar, con una seguridad simple para mantener sus datos privados. Zoho cobra por usuario, por mes, pero limita la cantidad de registros que puede almacenar por ese precio establecido. El programa tiene un costo adicional al almacenar más datos o para otras funciones, como la integración de correo electrónico.

Usar hojas de cálculo de Excel

Como puede ver, Excel ofrece muchas funciones, pero carece de algunas áreas dentro de cada una. A veces, otra aplicación hace mejor el trabajo, especialmente si está diseñada específicamente para la tarea. Otras veces, Excel funciona bien, como para bases de datos más pequeñas, siempre que sepa cómo evitar que ocurran problemas en primer lugar.

¿Tiene problemas más comunes al usar Excel? Comparta sus pensamientos en los comentarios a continuación.