Si su equipo usa Smartsheet, entonces ya está familiarizado con la importancia de saber cómo crear y diseñar el tablero perfecto. Esta herramienta de comunicación intuitiva es ideal para presentar varios tipos de contenido que todos pueden ver y editar. Gracias a la amplia selección de widgets que ofrece Smartsheet, sus paneles pueden contribuir realmente al crecimiento de su equipo y al rendimiento de su empresa.
Cada panel de Smartsheet es básicamente un lienzo en blanco donde se puede agregar todo tipo de información, incluido contenido visual, estadísticas, cronogramas e informes importantes. Esta información se puede compartir mediante widgets, que se pueden agregar, personalizar y eliminar.
Una vez que termine su tablero, puede agregar a sus compañeros de trabajo para que puedan ver y editar toda la información que presentó. A continuación, se explica cómo crear un panel, organizar widgets, agregar personas y personalizarlo.
Para crear un tablero en Smartsheet, siga los pasos a continuación:
- Abra Smartsheet.
- Haga clic en el icono "+" en la barra lateral izquierda.
- Vaya a la página "Crear".
- Elija "Panel de control" de la lista de opciones.
- Escribe el título de tu tablero.
- Haga clic en Aceptar."
Eso es todo al respecto. Ha creado correctamente un panel en Smartsheet. Sin embargo, lo que tienes ahora es un tablero vacío. Antes de agregar miembros de su equipo, primero debe insertar todos los datos importantes en el tablero. Por lo tanto, debe preparar todos los datos que se presentarán en el tablero.
Preparando datos
No importa cuán organizado pueda parecer su panel de control, si no contiene la información correcta, todo su arduo trabajo será en vano. Por eso es importante preparar los datos antes de comenzar a diseñar su panel. Entonces, antes de comenzar, tómese el tiempo para pensar en un par de factores.
Primero, considere el objetivo general de su tablero. ¿Quiere un tablero para presentar algún tipo de resultados, tal vez el desempeño general de su equipo? ¿Su objetivo es explicar algo o escribir instrucciones para un proyecto determinado? ¿O desea que su panel de Smartsheet sea un lugar donde todos puedan encontrar los recursos que necesitan para su trabajo?
A continuación, tenga en cuenta su audiencia. En otras palabras, considere las personas con las que planea compartir el tablero. Esta audiencia puede consistir en compañeros de trabajo, ejecutivos o clientes. Debe planificar cómo presentará sus datos de acuerdo con su audiencia.
Para preparar los datos para su tablero, use otras funciones de Smartsheet. Por ejemplo, puede utilizar Resumen de hoja para organizar todos sus datos, así como resaltar la información más importante. Los informes son otra forma de capturar todas las partes vitales de cada proyecto. Por último, si desea crear un portafolio, las hojas enrollables son el camino a seguir. Además, este tipo de hojas también son adecuadas para métricas de alto nivel.
Construcción y diseño
Una vez que haya preparado todos sus datos y haya creado un panel, finalmente es el momento de agregar todos los componentes importantes: los widgets. Hay ocho tipos de widgets que Smartsheet tiene para ofrecer: el título, texto enriquecido, métrica, gráfico, acceso directo, informe, imagen y contenido web.
Empecemos por el título. Esto es lo que debe hacer para comenzar con su panel:
- Abra su panel en Smartsheet.
- Vaya al ícono de lápiz en la esquina superior derecha de su tablero.
- Haga clic en el icono "+" en la barra lateral derecha.
- Elija "Título" de la lista de widgets.
- Escribe el título de tu panel.
- Haga clic en cualquier lugar fuera del título para guardarlo.
El widget de texto enriquecido se usa para agregar una descripción que captura la esencia de su tablero. Lo agrega de la misma manera que insertó el título, y se ubicará directamente debajo de su título. Además, tiene la opción de editar el tamaño, la fuente y el color del texto.
Para widgets más complicados, como Métrica e Informe, debe cargar un archivo o datos. El widget Informe le permitirá presentar un informe completo de forma minimizada. Así es como se hace:
- Abra su tablero.
- Haga clic en el icono de lápiz en la esquina superior derecha de su pantalla.
- Seleccione el icono "+" en la barra lateral derecha.
- Vaya a "Informe".
- Seleccione "Agregar informe" en la nueva pestaña.
- Elija el proyecto que desea insertar y haga clic en "Aceptar".
Si desea agregar el widget Métrica, los pasos son los mismos. El widget de métricas le permite resaltar puntos clave de una hoja específica. Además, cada widget es personalizable, lo que significa que puede colocarlo en cualquier lugar que desee en el tablero. También puede cambiar su tamaño si lo desea.
Si desea agregar un enlace a su panel de control, el widget que está buscando es el acceso directo. Esto no solo le permite agregar una URL a otro archivo de Smartsheet, sino que puede agregar un enlace básicamente a cualquier cosa que desee. Además, puede cargar un archivo desde su computadora.
Otra característica útil es el widget de imagen, que usa para agregar cualquier tipo de contenido visual. Puede cargar una imagen desde su computadora, Google Drive, OneDrive, Box y Dropbox.
Dado que desea que todos los widgets quepan en su panel, es una gran idea esperar hasta que los haya agregado todos antes de comenzar a cambiar su tamaño. Simplemente arrastre las esquinas del widget para hacerlo más grande o más pequeño. Asegúrese de que su panel no esté sobrecargado con demasiada información. Otra forma de asegurarse de que todo se vea organizado es ceñirse a esquemas de color similares.
Una forma rápida de agregar un widget similar a uno que ya ha creado es haciendo clic en el icono "+". A partir de ese momento, vaya a la opción "Clonar widget". Puede crear tantas copias como necesite.
Cuando finalmente haya terminado con su panel, es hora de compartirlo con sus compañeros de trabajo. Sigue estos pasos:
- Vaya al botón "Compartir" en la esquina superior derecha de su panel.
- En el cuadro "Invitar colaboradores", agregue a quien desee.
- En "Permisos", elija si desea que otros puedan editar su panel.
- Escriba el asunto del tablero.
- Si lo desea, agregue un mensaje. Esta parte es opcional.
- Decide si quieres notificar a las personas que agregaste.
- Haga clic en "Compartir panel".
- Seleccione "Cerrar". Recibirá un enlace de invitación que puede enviar a los miembros de su equipo.
Otra opción es publicarlo. Elija si estará disponible para todos o si necesitarán el enlace de invitación para acceder a su panel de control.
Diseñe los mejores tableros en Smartsheet
Ahora sabe cómo crear paneles en Smartsheet. También sabe cómo agregar widgets, personalizarlos y compartir su panel de control con su equipo. Una vez que lo domine, pronto aprenderá que puede ser realmente creativo con todas las plantillas de Smartsheet.
¿Alguna vez creó un tablero en Smartsheet? ¿Utilizó alguno de los widgets mencionados en esta guía? Háganos saber en la sección de comentarios.