Sin lugar a dudas, Gmail es el servicio de correo electrónico más popular. Funciona muy bien con aplicaciones de terceros para sincronizar contenido a través de diferentes protocolos. También le ofrece buenas opciones para automatizar, administrar y ordenar sus correos electrónicos.
Esto se hace a través de etiquetas inteligentes que se pueden usar como carpetas y hay algunas etiquetas predeterminadas que deberían ordenar automáticamente los mensajes entrantes. A decir verdad, puede llevar algún tiempo configurar y programar todo. Sin embargo, obtendrá una bandeja de entrada limpia y ordenada y será más fácil seleccionar y ordenar de forma masiva todo el correo electrónico.
¿Qué son las etiquetas inteligentes?
De forma predeterminada, las etiquetas inteligentes clasifican los correos electrónicos entrantes en cinco categorías. Aquí es lo que son:
Social: esta etiqueta contiene correos electrónicos de servicios de citas, redes sociales y otros sitios web para compartir contenido multimedia.
- Actualizaciones - Sus recibos digitales, facturas, confirmaciones y estados financieros terminan en la etiqueta Actualizaciones.
- Primario - Los mensajes que no pertenecen a ningún otro lugar y los correos electrónicos personales van a la etiqueta Principal.
- Foros - Los correos electrónicos sobre mensajes de foros, grupos y foros en línea se encuentran en la pestaña Foros.
- Promociones - Las molestas explosiones de correo electrónico y las campañas de marketing se envían a Promociones.
Nota: Gmail es muy bueno para filtrar los correos electrónicos en las etiquetas siempre que los tenga habilitados y configurados correctamente. Sin embargo, es posible que algunos de los nuevos correos electrónicos terminen en la pestaña Principal.
Configurar etiquetas inteligentes
Google te permite elegir qué etiquetas inteligentes aparecerán en tu bandeja de entrada. Por ejemplo, el menú de configuración es donde puede eliminar Promociones o Social de su bandeja de entrada. Esto es lo que necesitas hacer.
Paso 1
Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla para acceder al menú Configuración. Luego haga clic en "Ver todas las configuraciones".
Paso 2
Ahora, seleccione "Bandeja de entrada" y haga clic en la casilla frente a las etiquetas que le gustaría tener en su bandeja de entrada. A menos que realmente necesite los correos electrónicos de Promoción o Sociales, no dude en dejar todo sin marcar. Una vez hecho esto, haga clic en "Guardar cambios" para confirmar y estará listo para comenzar.
Uso de filtros para ordenar automáticamente los correos electrónicos
Los filtros están ahí para ordenar automáticamente los correos electrónicos y colocarlos bajo la etiqueta correcta. Como se indicó, los filtros predeterminados hacen un buen trabajo por sí solos y también puede configurar filtros personalizados.
Paso 1
Inicie Gmail y haga clic en la pequeña flecha hacia abajo en la barra de búsqueda (la flecha está en el extremo derecho de la barra). Se despliega un formulario digital y debe completar las secciones correspondientes.
Paso 2
El formulario es bastante completo e incluye el correo electrónico del remitente y el destinatario, asunto, tamaño, fecha, etc. El campo “Incluye las palabras” es bastante interesante porque te permite ingresar las palabras clave objetivo y enviar spam directamente al olvido digital.
Paso 3
Una vez que complete los campos, haga clic en Crear filtro y aparecerá otra ventana emergente, luego debe elegir "Omitir la bandeja de entrada (Archivar)". Al hacer esto, se asegura de que los correos electrónicos de filtro eviten su bandeja de entrada y solo aparezcan debajo de la etiqueta designada. También debe elegir "Aplicar también el filtro a 15 conversaciones coincidentes ”ubicado en la parte inferior de la ventana emergente.
Etapa 4
Hay una flecha desplegable junto a "Aplicar la etiqueta", haga clic en esa flecha y seleccione la etiqueta que coincidió con los correos electrónicos filtrados.
Consejo de experto: Google no limita sus opciones a las etiquetas predeterminadas. Haga clic en "Nueva etiqueta" y cree una personalizada que se adapte a sus necesidades.
Paso 5
Finalmente, vuelve a hacer clic en "Crear filtro" y todos los correos electrónicos filtrados saltan de su bandeja de entrada a la etiqueta. Esto también se aplica a los correos electrónicos antiguos que ha recibido de un remitente determinado. Puede obtener una vista previa de los correos electrónicos filtrados si selecciona Todos los correos o va a ese filtro.
Importante consideración
Los mensajes filtrados aparecen en las carpetas respectivas cuando usa un cliente de correo electrónico para acceder a Gmail a través de IMAP. Por otro lado, esto no se aplica cuando usa POP Gmail. Esta vez, los mensajes filtrados aparecen con todos los mensajes nuevos.
Exportación e importación de filtros
Puede que no lo sepas, pero Google te permite exportar e importar filtros. Esto puede ser un verdadero salvavidas si necesita cambiarse a un nuevo cliente de correo electrónico.
Para exportar los filtros, abra la Configuración de Gmail, haga clic en "Ver todas las configuraciones" y seleccione la pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas". Elija el filtro que desea exportar y haga clic en "Exportar". Obtendrá un archivo .xml que se puede editar mediante un editor de texto. Pero no hay razón para realizar modificaciones allí, ya que es más fácil eliminar / cambiar filtros después de subirlos.
Importar filtros también es bastante sencillo. Vaya a la parte inferior de la página y seleccione "Importar filtros" y luego "Elegir archivo". Busque el archivo .xml de los filtros, haga clic en él y seleccione "Abrir archivo". Gmail no finaliza automáticamente la acción, debe hacer clic en "Crear filtros" para confirmar.
Truco aseado: La forma más rápida de ordenar automáticamente los correos electrónicos importantes es marcarlos con una estrella. Simplemente haga clic en la estrella pequeña junto a la fecha y la hora y los correos electrónicos aparecerán en la sección Destacados.
El cartero viene
Cuando todo está dicho y hecho, configurar la clasificación automática en Gmail requiere algo de tiempo y esfuerzo. Pero la interfaz de usuario es intuitiva, fácil de usar y solo necesita hacerlo una vez.
¿Utiliza un cliente de correo electrónico para acceder a su cuenta de Gmail? ¿Qué etiquetas personalizadas le gustaría crear? No dude en contarnos más sobre sus preferencias en la sección de comentarios a continuación.